E-Invoicing bringt viele Vorteile


Die elektronische Rechnungsabwicklung kommt - bereits ab Ende dieses Jahres müssen alle Bundesministerien, Verfassungsorgane und deren Dienstleister darauf umsteigen. 2019 werden auch die Kommunen sowie sämtliche Behörden und öffentliche Einrichtungen die Voraussetzungen schaffen müssen, E-Rechnungen erhalten und weiterbearbeiten zu können. Bislang ist in Deutschland die Zurückhaltung noch groß, dabei verspricht die Umstellung auch für mittelständische und kleine Betriebe große Zeit- und Kostenersparnisse.

Elektronische Rechnungen sparen Zeit

Jeder, der selbstständig tätig ist oder einen eigenen Betrieb führt, weiß, mit welchem bürokratischen Aufwand die Rechnungserstellung verbunden ist. Zwar weisen Ratgeber darauf hin, dass Rechnungsvorlagen die schnelle und günstige Lösung sein können und klären darüber auf, welche formalen Kriterien eingehalten werden müssen. Doch schmälern Musterrechnungen kaum den zeitlichen Aufwand, der investiert werden muss.

Mit einheitlichen, digitalen Rechnungsvorgängen soll dieser Aufwand nun bald der Vergangenheit angehören. Beschlossen wurde die europaweite Einführung des "E-Invoicing" bereits mit einer EU-Richtlinie aus dem Jahr 2014, die bis zum Jahr 2020 zum allgemeinen Standard werden soll. Ziel ist es, die Informationstechnik zwischen verschiedenen Abrechnungssystemen zu verbinden und ein einheitliches, XML-basiertes Datenmodul ("XRechnung") für Rechnungen einzuführen. In erster Linie sollen dadurch Ressourcen und Zeit gespart werden.

Vorteile für jedes Unternehmen

Auch für kleinere Unternehmen lohnt sich der Umstieg auf E-Rechnungen, denn die Vorteile gegenüber der klassischen Abwicklung mit Papier sind zahlreich:

 

    • Rechnungen können mit einem Programm automatisch generiert werden.
    • E-Rechnungen sparen Papier sowie Drucker- und Versandkosten.
    • E-Rechnungen schaffen Transparenz (alle Mitarbeiter können Einsicht bekommen).
    • Zahlungsvorgänge können schneller abgewickelt werden.
    • Durch die Automatisierung wird die Fehlerquote bei Rechnungserstellung gesenkt.
    • Die elektronische Archivierung von Rechnungen spart Platz.


Ein weiterer Vorteil ist, dass E-Rechnungen auf verschiedenen Endgeräten erstellt und bearbeitet werden können. Dadurch besteht die Möglichkeit, mit einer App im Wartezimmer des Arztes oder im Zug zwischen zwei Terminen Rechnungen zu schreiben und so den Zeitaufwand für Bürokratisches zu minimieren.

Deutschland noch nicht vorbereitet

Obwohl der Umstieg auf E-Invoicing schon lange beschlossene Sache ist, sind die wenigsten Bundesländer dafür bereits ausgerüstet. Bremen hat hier eine Vorreiterrolle eingenommen und wird die E-Rechnung in der öffentlichen Verwaltung bereits zum Ende des Jahres einführen, während sich andere Länder damit noch schwertun.

Auch Unternehmen können mit dem Thema bislang nicht viel anfangen. In 9 von 10 Unternehmen herrscht nach wie vor Unklarheit oder Unwissen darüber, was elektronische Rechnungen wirklich sind. Viele verwechseln Rechnungen, die als PDF-Datei per E-Mail verschickt werden, mit E-Rechnungen. Wer als Firma bereits heute auf das neue System umstellt, ist im Vorteil und kann schon jetzt von der Zeit- und Kostenersparnis profitieren.

 

Bildrechte: Flickr my power bill Brendan Wood CC BY-SA 2.0 Bestimmte Rechte vorbehalten

© Gmünder Tagespost 06.07.2018 09:13
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